CR réunion du Mercredi 05 février 2020

Compte rendu de la Réunion du Mercredi 05 Février.

Un grand merci pour votre présence hier soir et votre bonne humeur qui a rendu cette réunion d’organisation beaucoup plus sympathique. 

Merci aux bénévoles de l’Amicale de nous avoir apporté ces délicieuses galettes et ce très bon cidre! Malheureusement, personne n’a eu la fève malgré notre bonne volonté!

Nous avons débuté cette réunion par des questions diverses,

Fébus partenariat Pâques

Un partenariat commercial nous a été proposé par Les Gourmandises de Fébus, la chocolaterie de Nay, en même temps qu’un lot pour notre tombola. Ce partenariat serait pour Pâques.  

Il a été décidé de décliner ce partenariat pour Pâques car Bijou est déjà en route et le bon de commande proposé manquait de précision (poids et prix au kg), mais Monsieur Meyer se représentera auprès de la gérante afin de discuter d’une collaboration pour Noël 2020! 

Bijou

Le catalogue « Bijou » ainsi que le bon de commande arrivera dans les cahiers de vos enfants la semaine prochaine! Vous aurez jusqu’à la fin de la première semaine des vacances pour faire votre choix et remplir votre bon de commande avec votre famille et vos amis afin d’adoucir la fin de l’hiver! Le tout sera à déposer dans la boite aux lettres de l’APE.

Maquillage fête de l’école

Sandrine, la maquilleuse présente lors de la précédente fête de l’école sera reconduite cette année avec une organisation différente suite aux divers abus de l’année précédente. Un mot vous sera remis à ce sujet avant la fête de l’école . 

Ventes gâteaux élection

La mairie nous a donné son accord pour organiser notre vente de gâteaux, elle aura lieu devant le bureau de vote, de 8h à 12h, en fonction de la météo. 

Ils vous sera transmis par mail un sondage le lundi 09 mars afin de mettre à contribution vos dons en pâtisserie mais aussi votre disponibilité au cours de la matinée. 

De notre côté, nous demanderons à la mairie la possibilité d’accéder à la cuisine pendant cette vente afin de faciliter la confection du café. 

Etiquette boites aux lettres

Ils nous a été demandé plusieurs fois qu’elle était la boite au lettre de l’Amicale et des Délégués de parents d’élèves, il est temps de passer à l’ère moderne et de demander à la mairie l’autorisation d’y coller une étiquette! L’étiquette est prête et sera collée dès lundi 10 février au matin.

Réponse Maitresses sorties scolaires

Nous avions demandé des précisions sur les sorties scolaires de cette année. 

Pour les maternelles, une sortie au Zoo d’Asson était programmée mais le temps pluvieux avait contraint l’équipe enseignante à l’annuler. En remplacement une autre activité est en préparation. 

Le budget octroyé par la mairie est conséquent et nous les en remercions, mais ce budget n’est pas extensible, d’où l’alternance entre sorties extérieures et intervenants extérieurs se déplaçant à l’école.

L’ensemble de l’Amicale valide le financement de ces activités.

Pour la prochaine sortie, nous demanderons une participation financière de 2€ par enfant sur les 6,50 de coût réelle de la sortie, le reste étant pris en charge par l’Amicale et le transport par la Mairie.

Changement banque et numéro siret

Il a été décidé, de manière collégiale, un changement de banque de la caisse d’épargne vers le crédit agricole. 

Le changement s’effectuera après le vide grenier. 

En parallèle nous demanderons un numéro siret pour l’association car ce numéro est obligatoire si l’association doit recevoir des subventions.

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Après la fin des questions diverses, nous avons abordé l’organisation du Vide Grenier

Affiche 

Les affiches sont imprimées sur fond blanc et seront distribuées dans les différents commerces. N’hésitez pas à solliciter l’un de nous pour obtenir une affiche si vous avez la possibilité de la diffuser sur votre lieu de travail afin d’augmenter la visibilité de notre manifestation! 

Nous remercions chaleureusement Sandrine Pelletier pour la confection de cette affiche! Merci beaucoup!

Qui fait quoi?

Voici la todolist du vide grenier du début jusqu’à la fin de l’action afin de visualiser plus aisément les différents points organisationnels. 

Cela peut paraître gargantuesque, mais avec beaucoup de cerveaux, de mains et de courage, l’organisation est beaucoup plus simple!

Nous avons conscience que le vide grenier à lieu à la fin des vacances d’hiver, nous espérons tout de même votre présence, vos gâteaux, vos sourires, votre courage et votre sens du commerce.

Pour la tombola du vide grenier parmi tout les lots sélectionnés, il y aura 

2 invitations pour le match de la Section Paloise / Lyon  en avril 

mais aussi 

2 entrées adultes pour le Puy du Fou.

NE VOUS DECOURAGEZ PAS AU FIL DE LA LECTURE!🧐


QUOI Quand QUI
1 Demande d’autorisation à la Mairie et réservation intérieur et extérieur  Novembre  Cynthia
2 Demande autorisation du débit de boisson à la Mairie Novembre Cynthia
3 Agenda des brocantes Décembre Marie
4 Réservation Tireuse à bière avec 2 fûts  Janvier Vanessa
5 Inventaire Tables, moquettes et matériels  Janvier Fabien
6 Publicité site internet / calendrier des brocantes  Janvier Marie
7 Demander la diffusion d’un article publicitaire dans le journal de la Mairie Janvier Cynthia
8 Préparer mot cahier Parents & articles publicitaires   Janvier Fabien & Marie
9 Demande affiche Sandrine Janvier Cynthia
10 Renseignement auprès de la DDE Janvier Ingrid
11 Retrouver modèle flyers sur le drive Janvier Marie
12 Achat papier pour impression flyers Janvier Vanessa
13 Liste courses et  Listes matériel jour J  Réuion de Février Vanessa / Fabien
14 Impression affiches Février Yvan/Ingrid
15 Impression flyers Février Yvan/Ingrid
16 Demande autorisation DDE affichage voirie par mail 15 Février Ingrid
17 Cartographier le placement dans panneaux  Février Ingrid/Laurence
18 Transmettre le mot pour les cahiers parents réservation emplacement  31/01 au 10/02 Marie
19 Rappeler anciens exposants 11/01 au 23/02 Vanessa
20 Lancement inscriptions Finale 23 février Vanessa
21 Sondage bénévoles et pâtisseries entre 17/02 et 21/02 Marie/Fabien
22 Publicité Journaux/ radio / (nous recherchons une belle voix pour l’annonce radio 😃) À partir du 17/02 Marie et une voix pour la radio!
23 Pancartes route À partir du 24/02 Eric/Fabien/Laurent
24 Distribution Flyers/ affiche jour de marché (annulé si il pleut) Les 22, 25, 29 février et 03 mars en fonction du sondage
25 Courses 29 Février Fabien/?
26 Fond de caisse 29 février Vanessa/Laurence
27 Poches Bonbons Février Cynthia/Emma
28 Logos sponsors Février Marie
29 Etats des lieux et remise des clefs  07 mars au matin Cynthia
30 Préparation de la salle et fléchage  07 mars Après midi En fonction du sondage
31 Préparation jour J  de 06h 08h (lancement café, branchement, finalisation installation et placements exposants 08 mars Vanessa/Cynthia/ Fabien/ Julie
32 Jour J     8h-10h/10-12h/12h-14h/14h-16h/16h-17 08 mars En fonction du sondage
33 Nettoyage jour J  RAPIDE SI BEAUCOUP DE MONDE! 🥳 08 mars en fonction du sondage
34 Etat des lieux de sortie et clefs 09 mars Cynthia
35 Faire signer par le Maire le registres des exposants  Maximum 8jrs après Vanessa

Nous vous donnons rendez-vous, après la bataille,

le mercredi 18 mars à 18h30,

au même endroit, des crêpes et du cidres seront au menu mais j’ai cru entendre parler de planteur(N’est-ce pas Yvan?!)! 

Nous feront le bilan de cette fabuleuse aventure et de notre première grosse action! Nous parlerons également de la vente de gâteaux pendant les élections municipales et nous commencerons à aborder l’organisation de la fête de l’école. 

RAPPEL

Pour l’inscription au vide grenier, en effet, pour les retardataires, des fiches d’inscriptions sont disponibles en garderie!